Rekisteriseloste ja tietosuoja
Henkilötietolaki (523/1999) 10§
7.4.2025
1. Rekisterin pitäjä
Nimi: Munkan venekerho ry.
Osoite: ℅ Pasi Andersson Mesenaatintie 17 B10 00350 Helsinki
Puhelin: 0405588311
Email: kommodori@munkanvenekerho.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Ilmari Koskimies
Puhelin: 0400216742
Email: varakommodori@munkanvenekerho.fi
3. Rekisterin nimi
Munkan venekerhon jäsen- ja venerekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Munkan venekerho ry:n hallitus pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Kerho käyttää jäsenten tietoja jäsen- ja venepaikkamaksujen, kokouskutsujen, tiedotteiden, kerholehden yms. jäseninformaation postittamista ja käsittelyä varten.
Jäsenten rekisteritietoja käytetään vuosittain kerhosatamassa venepaikkajaon, veneiden katsastusten ja niiden talvitelakoinnin suunnitteluun. Rekisteriä käytetään myös jäsenten kuittaamien avainten hallinnointiin sekä heidän tavoittamiseksi akuuteissa asioissa.
Munkan venekerho ry:n hallitus pitää yllä venerekisteriä vain kaikista laituripaikan saaneista veneistä ja siinä erityisesti rekisteröintivelvoitteen alaisten katsastettujen veneiden osalta.
Kerhon satamakapteeni kerää vuosittain jäsen- ja venepaikkahakemuksista tarpeelliset tiedot laituripaikkojen jakelua varten. Sihteeri koostaa kaikki hakemusten tiedot jäsen- ja venerekisteriin vain hallituksen käytössä olevalle verkkoalustalle. Kamreeri poimii sieltä tarvittavat tiedot vuosittaista jäsen- ja venepaikkamaksujen laskutusta varten. Katsastuspäällikkö suunnittelee rekisterin tietojen pohjalta alkavan kauden katsastustoiminnan. Vartiopäällikkö kerää rekisteristä esitiedot jäsenistä, jotka ovat yövartiovelvollisia kesäkaudella tai valvontakäyntivelvollisia talvisaikaan kerhon telakointialueella. Telakkamestari laatii rekisteriin ilmoitettujen veneiden ulkomittojen perusteella talvitelakointiin tarkoitetut paikat kerhon alueella sekä koordinoi vuosittain veneiden nosto- ja laskujärjestyksen satamassa. Varakommodori vastaa rekisterin ylläpitoalustan ja jäsen- ja venepaikkahakemusten kehittämisestä, viestintää helpottavista postitusryhmistä, jäsen- ja pysäköintitunnuksista, jäsenistölle suuntautuvasta tiedotuksesta ja mainonnasta sekä kerhon verkkosivustolla henkilöitä tai veneitä yksilöivästä tiedosta. Kommodori valvoo jäsen- ja venerekisterin vuosittaista käyttöä em. yhteyksissä ja vastaa siitä, että se noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä Suomen yhdistys- ja henkilötietolain sisältöä.
Jäsen- ja venerekisterin tietoja ei luovuteta mihinkään kaupalliseen tarkoitukseen eikä muullekaan kolmannelle osapuolelle ilman ao. henkilön suostumusta.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot:
Nimet, osoitetiedot, matkapuhelimen numero, email-osoite, syntymäaika (ilman tunnusosaa), ammatti (ei pakollinen)
Jäsenyystiedot:
jäsenluokka, jäsennumero, liittymispäivä, jäsenmaksutiedot, toimihenkilöroolit, luottamustoimet, huomionosoitukset, venetiedot, tietojen luovutuskielto
Venetiedot:
Venetyyppi, Rekisterinumero, Rakennusvuosi, Veneen nimi, Omistajan nimi, Valmistaja, Materiaali, Rungon väri, Veneen mittatiedot, Moottorin tiedot, Radiovarustus, Katsastusluokka, Peruskatsastusvuosi, Vuosikatsastusvuosi sekä muut SPV:n venekatsastuspöytäkirjan mukaiset varuste- ja kuntotiedot.
6. Säännön mukaiset tietolähteet
Jäsen- ja venepaikkahakemukset verkkoalustalla tai sähköisten lomakkeiden kautta.
Jäsenen omat tietoilmoitukset itsestään tai veneestään kerhoon liityttäessä
Jäsenten omat päivityspyynnöt omiin yhteys- ja venetietoihin tai tietojen luovutuskieltoon.
Kerhon hallituksen tai toimihenkilöiden tekemät lisäykset, poistot tai muutokset.
7. Tietojen säännön mukaiset luovutukset
Suomen Purjehdus ja veneily ry:n (SPV) laskutusta tai tilastointia varten.
SPV:n jäsenpostituksiin (esim. Nautic-lehti), SPV:n myöntämien kunniamerkkien seurantaan, koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan.
Jäsen- ja venetiedot ovat kerhon hallituksen jokaisen jäsenen käytössä kohdan 4. mukaisten tehtävien hoitamiseen.
Jäsen- ja venetiedot tiedot ovat kaikkien venekatsastajien tilapäisessä käytössä jäsenyyden ja venetietojen toteamista sekä katsastuspäätösten kirjaamista varten.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsen- ja venerekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- ja/tai venerekisteristä vain seuratoimintaan sisäisesti liittyviä tiettyjä tarkoitusperiä varten (esim. laiturikartta venepaikoista, telakointikartta, vartiovuorojen lista, veneiden nosto- tai laskujärjestys, venerekisteriote kerholehdessä, jäsen- tai venepaikkamaksujen listaus jne.) Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä.
B ATK:lla käsiteltävät aineistot
Varsinainen jäsen- ja venerekisterin tietokanta sijaitsee Suomen purjehdus ja veneilyn ylläpitämässä jäsen- ja venerekisterissä, Suulissa. Suomen purjehdus ja veneily vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti.Jäsen- ja venerekisteristä voidaan koostaa mm. .csv ja .PDF muotoisia tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellyistä soluista kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten.Kerhon omaa jäsen- ja venerekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, joita hallinnoi Munkan venekerhon hallitus. Rekisteriä ylläpitää kerhon sihteeri.Jäsen- ja venetietojen rekisteri kokonaisuutena on vain hallituksen jäsenten saatavilla, mutta rivijäseniltä ja ulkopuolisilta salassa pidettävää tietoa.
10. Oikeus tarkastukseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö tehdään Tietosuojavaltuutetun toimiston Rekisteritietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella (Etusivu > Lomakkeet > Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus).Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen sihteeri@munkanvenekerho.fi
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia jäsen- ja venerekisterissä olevien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen sihteeri@munkanvenekerho.fi
12. Evästeet
www.munkanvenekerho.fi -sivusto ei käytä evästeitä.